Was kostet es eine offene Stelle nicht zu besetzen?

In der Öffentlichkeit sprechen alle von Fachkräftemangel und wie schwer es ist den richtigen Kandidaten für eine Vakanz zu finden. Laut Statista gibt es aktuell in Deutschland rund 780.000 unbesetzte Stellen. Leider ist das Recruitment aber in manchen Unternehmen immer noch Nebensache. Zwar ist man interessiert die Stelle mit fähigem Personal zu besetzten, jedoch wird oft unterschätzt, wie schnell die Einstellung eigentlich realisiert werden müsste. Jeder Tag der Nichtbesetzung einer Stelle führt zu indirekten Kosten. Wie die Studie der Harvard Business School bestätigt und weiter erklärt, dass der Anteil am Ertrag eines Mitarbeiters etwa bis zu 3-fach höher anzusetzen ist als die Personalkosten betragen. 

Auch die Zusammenfassung der erhobenen Umfrage „Mittelstandsbarometer“ vom Beratungsunternehmen Ernst & Young erklärt für 2019: „Als größte Gefahr für das eigene Unternehmen sehen die Mittelständler derzeit den Fachkräftemangel, gefolgt von schwankenden Rohstoffpreisen und einem zunehmenden Wettbewerb.“ 

Rund 50 Milliarden Euro im Jahr kostet der Spaß den Mittelstand jährlich! 

Das sollte doch Anregung genug sein das Personalmarketing auf Vordermann zu bringen, in die Stellenbesetzung zu investieren und das Recruitment strategisch besser aufzustellen. 

Ja, es heißt Geld in die Hand zu nehmen und Budget freizugeben. Wir von Jobtender24 möchten das gemeinsam mit Ihnen kalkulieren: 

Cost of Vacancy 

Cost of Vacancy heißt die bedeutende Kennzahl, die ausdrückt, wie hoch die Kosten pro Tag durch Nichtbesetzung einer Stelle entstehen. 

Je nach Position können Sie eine einfache oder eine kompliziertere Kalkulation anwenden. Für wichtige Positionen sollten Sie sich die Zeit nehmen eine ausführliche Rechnung anzuwenden. 

Der international bekannte Meinungsführer der HR-Szene aus Silicon Valley, Dr. John Sullivan, Professor an der San Francisco State University, hat dazu 2007 den sehr lesenswerten Artikel Cost of Vacancy Formulas for Recruiting and Retention Managers veröffentlicht. Dabei hat er verschiedene Formeln zur Berechnung von Vakanz-Zeiten definiert.  

Beispielrechnung: 

In unserer Beispielrechnung verwenden wir die Standardformel. Wir nehmen an, dass die Time-to-Hire, also die Zeit, die es braucht, bis eine freie Stelle besetzt wird, rund 42 Tage dauert. Dies entspricht der durchschnittlichen Time-to-Hire im Bereich Management.  

Im Arbeitsjahr 2019 gibt es in Deutschland 250 Arbeitstage. Auch für das Jahresgehalt wird in dieser Rechnung der deutsche Bundesdurchschnitt für Manager von ca. €75.000 herangezogen (Quelle: Glassdoor). Als Deckungsbeitrag pro Mitarbeiter wird ein Jahresdurchschnitt von 200.000 Euro angenommen. 

Setzt man die oben genannten Zahlen nun in die Formel ein, ergibt sich Folgendes: 

  • 200.000 Euro Deckungsbeitrag / 75.000 Jahresgehalt = 3 (Faktor) 
    Wichtigkeitsfaktor 3=sehr wichtig, 2=Wichtig, 1=nötig 
  • 75.000 Euro Jahresgehalt / 250 Arbeitstage = 300 €/Tag 
  • 300 Euro * Faktor 3 = 900 €/Tag 
  • 900 * 112 Tage = 100.800 € Cost of Vacancy 

Diese Stelle nicht zu besetzen, kostet also innerhalb von 112 Tagen rund 100.000 Euro. Nun bedenken Sie, dass in der Regel mehr als nur eine Stelle zu besetzen ist und sich diese Kosten beträchtlich summieren können. 

Beispiele für Kosten von unbesetzten Stellen 

Wenn wir die Formel auf das durchschnittliche Branchengehalt mit einer durchschnittlichen Rekrutierungsdauer (Time-to-Hire) von 112 Tagen (deutscher Durchschnitt laut Arbeitsmarkt-Studie 2018 von Wollmilchsau) auf verschiedene Berufsgruppen anwenden, ergeben sich folgende Ergebnisse: 

Cost of Vacancy für verschiedene Berufsgruppen 

Ingenieurwesen: ca. 95.000 € pro Jahr 

IT: ca. 65.000 € pro Jahr 

Vertrieb: ca. 63.000 € pro Jahr 

Marketing: ca. 40.000 € im Jahr 

Welche weiteren Auswirkungen hat die Cost-of-Vacancy? 

  • Umsatz: Alle zu besetzenden Stellen tragen zum Ertrag des Unternehmens bei. Deshalb ist die logische Konsequenz, dass es bei unbesetzten Vakanzen zu Umsatzeinbußen kommen kann. Die Auswirkungen einer freien Stelle fließen direkt in die Cost-of-Vacancy mit ein. 
  • Qualität: Die Service- und Produktqualität werden negativ von der nicht besetzen Stelle beeinflusst. Dabei kann es zu Verzögerungen, oder Überforderung im Service oder bei der Produktion kommen. 
  • Team: Fallen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen weg, kann dies negative Auswirkungen auf die Kollegen haben. Die anfallende Arbeit summiert sich und muss letztendlich von einer geringeren Anzahl an Mitarbeitern umgesetzt werden. Das bedeutet in der Regel Überstunden und zusätzlicher Stress für Ihr Personal. 
  • Produktivität: Da einzelne Abteilungen oft eng miteinander zusammenarbeiten, kann es zu Verzögerungen und damit negativen Auswirkungen auf die Gesamtproduktivität oder auf die Produktivität der einzelnen Abteilungen des Unternehmens haben. 

Fazit: 

Warum nicht den Rekrutierungsprozess schneller machen? 

Wenn Sie richtig sparen wollen, empfehlen wir Ihnen einen schnelleren Recruitmentprozess. Denn die Nichtbesetzungskosten verringern sich durch eine geringere Time-to-Hire. 

Kurz zurück zu unserem Beispiel: Wenn der Manager in 20 statt in 112 Tagen eingestellt wird, verringern sich die Nichtbesetzungskosten von 100.800 € auf 18.000 € im Jahr. 

JobTender24 unterstützt Sie gerne Ihr Personal schneller zu finden und das Risiko einer Nichtbesetzung massiv zu reduzieren.