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Was ist Cost-per-Hire – und was ist es nicht?

Cost-per-Hire (CPH) ist eine häufig bemühte Kennzahl in der Personalgewinnung. Kennzahlen sind allgemein ein beliebtes Tool für die interne Analyse: Anhand des Wertes der Kennzahl ist ein schneller Überblick über die Performance möglich. Auf den ersten Blick sind so eventuelle Veränderungen dieser Performance leicht ablesbar; Außerdem können sie einfach dargestellt und zum Beispiel in Meetings vorgestellt werden. Das macht Kennzahlen zu einem gern gesehenen Element in Besprechungen und überall dort, wo schnell visualisierte Berichte präsentiert werden wollen. 

Als eine der beliebtesten Kennzahlen in der Personalgewinnung wird Cost-per Hire im Folgenden ausführlich dargestellt. Dabei gehen wir am Ende auch besonders auf die Zukunftsfähigkeit der Kennzahl “Cost-per-Hire” ein.  

Was ist Cost-per-Hire (CPH)?  

Zusammengefasst beschreibt Cost-per-Hire alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters anfallen. Die Kennzahl CPH kann in zwei verschiedenen Zusammenhängen genannt werden:  

  1. Die unternehmensinterne Cost-per-Hire 
    Die Kosten, die innerhalb des Unternehmens für die Einstellung eines Mitarbeiters anfallen 
  2. Die Cost-per-Hire im Branchen- bzw. Unternehmensvergleich
    Hier geht es allgemein um die Kosten, die für ein Unternehmen der gleichen Branche (oder der gleichen Größe und strategischen Ausrichtung) bei der Einstellung eines Mitarbeiters anfallen.  

Wir beziehen uns hier auf die unternehmensinterne Cost-per-Hire, da sie als beliebte Kennzahl dient. Sicherlich hat auch Ihr Recruitment-Verantwortlicher auch schon einmal diese Kennzahl genutzt um die Performance der HR Abteilung darzustellen.  

Wie wird Cost per Hire berechnet?  

Die unternehmensinternen Kosten für das Recruitment setzen sich aus zwei Faktoren zusammen. Aus den internen und aus den externen Kosten.  

Zu den internen Kosten zählen:  

  • Personalkosten für Recruitment 
  • Personalkosten für Bewerbungsprozess/ Assessment Center 

Zu den externen Kosten zählen:  

  • Kommunikation der Stellenanzeigen 
  • Ausgaben für externe Dienstleister (z.B. Personal Berater, Branding Experten usw.) 
  • Systeme für das Bewerbermanagement, wenn outgesourced 

Um die Kennzahl Cost-per-Hire zu bestimmen, müssen nun alle Recruitment-induzierten Ausgaben addiert und ins Verhältnis der Neueinstellungen gesetzt werden. Er ergibt sich folgende Formel:  

                                        interne Recruiting Kosten + externe Recruiting Kosten 

CPH (Cost-per-Hire)  = —————————————————————– 

                                       Anzahl von Neueinstellungen in einer Zeitperiode 

Best Practice: “Cost-per-Hire” richtig anwenden 

Um die Kennzahl Cost-per-Hire bestmöglich anzuwenden, ist es sinnvoll folgende Aspekte zu beachten:  

  1. Cost-per-Hire regelmäßig auf Aktualität überprüfen

Kennzahlen sind nur dann wertvoll, wenn sie aktuell gehalten werden. Außerdem ist ein logischer Aufbau erforderlich. Dazu ist es wichtig, einen Zeitraum für die Messung festzulegen. Nur so können Sie verschiedene Zeiträume vergleichen und Effekte (zum Beispiel eine neue Art des Bewerbermanagements) nachhalten. 

  1. Kosten nach Abteilungen oder Positionen getrennt betrachten

Je größer das Unternehmen, desto wichtiger die Unterteilung. So stellen Sie ein genaues Bild sicher und vermeiden, dass Ausreißer Ihnen die Statistik verfälschen.  

  1. CPH in Verbindung zu anderen KPIs setzen

Die CPH ist zuverlässiger, je mehr Sie sie in den Kontext zu anderen Kennzahlen setzen. Eine der wichtigsten weiteren KPIs ist die Time-to-Hire, also die Zeit, die für die Einstellung eines Mitarbeiters benötigt wird. Der Zusammenhang von Time-to-Hire und Cost-per-Hire kann Ihnen Aufschlüsse über die internen Prozesse des Recruitments geben. 

 

  1. Prüfen Sie die Kosten nach der Quelle der Bewerber

Es kann sehr sinnvoll sein, die CPH nach der Queller der Bewerber zu untersuchen. So können Sie erfahren, welche Quellen effektiver sind als andere. Auf der anderen Seite können Sie so die Kosten für weniger rentable Quellen senken.  

  1. Nutzen Sie CPH und andere KPIs für die langfristige Planung

Sie sollten die Kennzahlen besonders für die langfristige Optimierung Ihres Recruitment Prozesses nutzen. Mit einer regelmäßigen Überprüfung ihrer KPIs sowie eine Ergänzung um weitere Maßnahmen können Sie strategische Maßnahmen besser planen, umsetzen und steuern.  

Fazit und Umgang mit Cost-per-Hire 

Die Kennzahl Cost-per-Hire erlebt einen Hype. Es scheint, als ob sich mit der Nutzung dieser Kennzahl die Recruitment-Kosten effektiv senken ließen. Auf den ersten Blick ist dies vollkommen korrekt:  

Cost-per-Hire ist eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruitment Prozess. Die CPH kann für Unternehmen bei richtiger Einordnung ein sehr wertvolles Mittel zur Kostenreduzierung sein. Gerade Personalabteilungen mit knappem Budget können CPH nutzen um die vorhandenen Mittel effizient zu nutzen. 

Jedoch birgt die Verwendung von CPH auch Risiken: Unternehmen, die sich nur noch an den Kosten orientieren, verlieren möglicherweise die qualitätsorientierte Sicht auf die Mitarbeitergewinnung. Besondere Talente und besondere Mitarbeiter können unter Umständen höhere Rekrutierungskosten bedeuten. Nicht zuletzt kann es auch sinnvoll sein, mehr Geld für die Rekrutierung eines Mitarbeiters aufzuwenden; Wenn dafür die Fluktuation sinkt. Die Rekrutierungskosten sollten also immer in Relation zu der Qualität neu eingestellter Mitarbeiter betrachtet werden. 

Dies gilt besonders in Zeiten erhöhter Fluktuation und Arbeitsflexibilität. Um im „War-for-Talent“ zu bestehen, sollten Unternehmen zumindest wissen, worum es sich bei Cost-per-Hire handelt. Kennt ein Unternehmen seine Kosten in der Personalbeschaffung, kann besser bestimmt werden, wo die vielen Rekrutierungseuros investiert werden. Diese strategischen Rekrutierungsentscheidungen können Unternehmen potenziell eine ganze Menge Geld sparen und dazu beitragen, bessere Talente für sich zu gewinnen. 

Eine weitere Herausforderung besteht in der Integration von CPH in die gesamte strategische Entscheidung: Wer die anderen Kennzahlen der Personalgewinnung außer Acht lässt, läuft Gefahr, seinem Unternehmen langfristig zu schaden. 

Schließlich kann eine Kostenreduzierung den gesamten Recruitmentprozess verlangsamen. Dadurch dauert es länger, bis der Mitarbeiter tatsächlich eingestellt ist. Diese längere Dauer kann unter Umständen die vorherige Kosteneinsparung eliminieren – und zusätzlich die Qualität der Einstellung vermindern. 

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