Oft hört man in der Öffentlichkeit vom Fachkräftemangel und den daraus resultierenden Schwierigkeiten bei der Besetzung von Vakanzen. Laut Statista gab es im Jahr 2020 im Durchschnitt 613.000 unbesetzte Stellen in Deutschland. Trotzdem vernachlässigen immer noch manche Unternehmen das Recruitment. Die Stelle soll schnell besetzt werden, aber oft wird unterschätzt, wie lange der eigentliche Prozess dauern kann. Die Nichtbesetzung führt zu täglich auftretenden, indirekten Kosten für das Unternehmen. Eine Studie der Harvard Business School bestätigt, dass der Ertrag der Arbeit eines Mitarbeiters bis zu 3-fach höher einzuschätzen ist als die Personalkosten, die für die Beschäftigung anfallen.

Laut dem „Mittelstandsbarometer“ des Beratungsunternehmens Ernst & Young sehen auch im Jahr 2021 über 50% der Mittelständler den Fachkräftemangel als größtes Problem für die eigene Unternehmensentwicklung. Ein Umstand, der während der aktuellen Situation rund um das Coronavirus noch schwerer ins Gewicht fällt. Für die Mittelständler entsteht so ein Schaden in Milliardenhöhe.  

Auch und gerade jetzt besteht also Bedarf das eigene Personalmarketing voranzubringen, Besetzungen voranzutreiben und das eigene Recruitment strategisch noch besser aufzustellen.  

Dafür muss man Geld in die Hand nehmen und ein Budget zur Verfügung stellen. Jobtender24 möchte das gemeinsam mit Ihnen kalkulieren:

Cost of vacancy

Cost of vacancy oder auch die Kosten der Nichtbesetzung heißt das Phänomen. Es drückt aus, wie hoch die Kosten pro Tag ausfallen, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt.

Verschiedene Positionen können einfachere oder komplexere Kalkulationen erfordern. Gerade für Schlüsselpositionen lohnt sich aber der Aufwand für die ausführlichere Berechnung der Cost of Vacancy.

Dr. John Sullivan, ein international bekannter Experte für die HR-Szene und Professor an der San Francisco State University, hat bereits im Jahr 2007 zu diesem Thema den Artikel „Cost of Vacancy Formulas for Recruiting and Retention Managers“ veröffentlicht. In diesem hat er Formeln zur Berechnung der Vakanzzeiten definiert.

Unsere Beispielrechnung:

In dieser Beispielrechnung verwenden wir die Standardformel. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass die Time-to-Hire, also die Zeit bis zur Besetzung einer freien Stelle, rund 42 Tage dauert. Das ist die durchschnittliche Time-to-Hire im Bereich Management. 

Im Arbeitsjahr 2020 gab es in Deutschland 254 Arbeitstage. Zusätzlich gehen wir für dieses Beispiel von einem Gehalt von ca. 75.000€ für einen Manager aus. Zum Schluss wird noch als Deckungsbeitrag pro Mitarbeiter ein Jahresdurchschnitt von 200.000 Euro angenommen.

Setzt man die oben genannten Zahlen nun in die Formel ein, ergibt sich Folgendes:

• 200.000 Euro Deckungsbeitrag / 75.000 Jahresgehalt = 3 (Faktor)
• Wichtigkeitsfaktor 3=sehr wichtig, 2=Wichtig, 1=nötig
• 75.000 Euro Jahresgehalt / 254 Arbeitstage = 295 €/Tag
• 300 Euro * Faktor 3 = 885 €/Tag
• 885 * 42 Tage = 37.170 € Cost of Vacancy

Es kostet also innerhalb von 42 Tagen rund 37.000 Euro, wenn diese Stelle unbesetzt bleibt. Nun gibt es noch zu bedenken, dass im Normalfall mehrere Positionen nicht besetzt sind, wodurch sich diese Kosten schnell summieren können.

Beispiele für Kosten von unbesetzten Stellen

Wendet man diese Formel auf das durchschnittliche Branchengehalt verschiedener Berufsgruppen an und legt eine durchschnittliche Rekrutierungsdauer (Time-to-Hire) von 112 Tagen (der deutsche Durchschnittschnittswert laut der Arbeitsmarkt-Studie aus dem Jahr 2018 von Wollmilchsau) zugrunde, ergeben sich folgende Ergebnisse:

Cost of Vacancy für verschiedene Berufsgruppen

Ingenieurwesen: ca. 95.000 € pro Jahr

IT: ca. 65.000 € pro Jahr

Vertrieb: ca. 63.000 € pro Jahr

Marketing: ca. 40.000 € im Jahr

Welche weiteren Auswirkungen hat die Cost-of-Vacancy?

• Umsatz: Alle Stellen tragen zum Ertrag eines Unternehmens bei. Entsprechend ist die logische Konsequenz, dass unbesetzte Stellen zu Umsatzeinbußen führen. Diese Auswirkungen auf den Umsatz fließen mit in die Cost of vacancy ein.

• Qualität: Eine unbesetzte Stelle hat einen negativen Einfluss auf die Service- und Produktqualität. Es kann zu Verzögerungen sowie zur Überforderung von Service und Produktion kommen.

• Team: Der Abschied eines Mitarbeiters kann auch negative Auswirkungen auf dessen frühere Kollegen haben. Die Arbeit muss zumindest kurzfristig unter den anderen Mitarbeitern aufgeteilt werden. In der Regel heißt das mehr Stress und Überstunden für die verbleibenden Mitarbeiter.

• Produktivität: In vielen Unternehmen arbeiten Abteilungen eng miteinander zusammen, wodurch es auch abteilungsübergreifend zu Verzögerungen und negativen Auswirkungen selbst einzelner Positionen kommen kann.

Fazit:

Warum nicht den Rekrutierungsprozess schneller machen?

Um zu sparen, empfiehlt es sich also den Recruitmentprozess zu beschleunigen. So wird gleichzeitig die Time-to-Hire und die Cost of vacancy reduziert. 

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