Was bedeutet Cost-per-Hire?

In der Personalgewinnung begegnet man oft den sogenannten Cost-per-Hire (CPH). Dieser Begriff beschreibt alle Kosten, die im Prozess zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters anfallen. Zu unterscheiden sind dabei die Cost-per-Hire in zwei Zusammenhängen:

1.    Die Cost-per-Hire innerhalb des Unternehmens
Die Kosten, die innerhalb des Unternehmens für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters anfallen 

2.    Die Cost-per-Hire im Branchen- bzw. Unternehmensvergleich
Hier sind die Kosten gemeint, die für ein Unternehmen in der gleichen Branche (oder mit vergleichbarer Größe und strategischer Ausrichtung) bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters anfallen.  

In diesem Zusammenhang beziehen wir uns auf die unternehmensinterne Cost-per-Hire, da Sie als Kennzahl häufiger herangezogen wird. Die meisten Verantwortlichen im Recruitment haben diese Kennzahl bereits genutzt um die Leistungsfähigkeit der HR-Abteilung abzubilden.

Wie können die Cost-per-Hire berechnet werden? 

Die Kosten für das Recruitment setzen sich aus zwei Faktoren zusammen. Hierbei handelt es sich um die internen und die externen Kosten.  

Zu den internen Kosten zählen:  

  • Personalkosten für Recruitment 
  • Personalkosten für Bewerbungsprozess/ Assessment Center 

Zu den externen Kosten zählen:  

  • Kommunikation der Stellenanzeigen 
  • Ausgaben für externe Dienstleister (z.B. Personalberater, Branding Experten usw.) 
  • Systeme für das Bewerbermanagement (Outsourcing)

Zur Berechnung der Cost-per-Hire müssen diese Ausgaben addiert und ins Verhältnis zu den Neueinstellungen gesetzt werden. So ergibt sich folgende Formel:  

                                        Kosten von internem + externem Recruiting

CPH (Cost-per-Hire)  = —————————————————————– 

                                       Anzahl der Neueinstellungen in einer Zeitperiode 

Best Practice: „Cost-per-Hire“ richtig anwenden

Bei der Verwendung der Cost-per-Hire ist es sinnvoll folgende Aspekte zu beachten:  

1.    Cost-per-Hire regelmäßig auf Aktualität überprüfen

Kennzahlen funktionieren nur, wen sie auf dem aktuellen Stand gehalten werden und einem logischen Aufbau folgen. Hierbei ist der Zeitraum der Messung von entscheidender Bedeutung. Nur so können verschiedene Zeiträume sinnvoll verglichen und Effekte (zum Beispiel ein neu eingeführtes Bewerbermanagement) nachvollzogen werden.

2.    Getrennte Betrachtung von Kosten nach Abteilungen oder Positionen

Je größer ein Unternehmen ist, desto wichtiger wird für die Betrachtung eine Unterteilung der Unternehmensteile. So macht man sich ein genaueres Bild und vermeidet Ausreißer, die die Statistik verfälschen würden.   

3.    CPH in Verbindung zu anderen KPIs setzen

Um die Zuverlässigkeit der CPH zu erhöhen, können Sie im Zusammenhang mit anderen Kennzahlen verwendet werden. Hier ist besonders die Time-To-Hire zu nennen, die die Zeit bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters beschreibt. Im Zusammenspiel zeigen diese beiden Kennzahlen die Effektivität des Recruitments.  

4.    Prüfen der Kosten nach der Quelle der Bewerber

Um zu erfahren welche Kanäle und Quellen effektiver für das Recruitment im Unternehmen sind, ist es sinnvoll die CPH auch für die einzelnen Quellen zu untersuchen. So können auch die Kosten für die weniger effektiven Quellen reduziert werden.

5.    Nutzen Sie CPH und andere KPIs für die langfristige Planung

CPH und andere Kennzahlen helfen bei der langfristigen Optimierung von Prozessen im Recruitment. Regelmäßige Überprüfungen helfen dabei, das Recruitment um weitere sinnvolle Maßnahmen zu ergänzen. So kann man das Recruitment und die Zukunft des eigenen Unternehmens strategisch planen, umsetzen und steuern.

Fazit und Umgang mit Cost-per-Hire 

Die Cost-per-Hire erleben in den letzten Jahren viel Aufmerksamkeit und Anwendung. Es scheint so, dass man mit Ihrer Hilfe die Kosten des Recruitment effektiv senken könnte. Oberflächlich gesehen, ist dies auch der Fall. 

Cost-per-Hire ist nicht umsonst eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruitment. Bei richtiger Anwendung können Unternehmen effektiv die Kosten im Recruitment senken. Speziell wenn nur ein knappes Budget zur Verfügung steht, können Personalabteilungen so die vorhandenen Mittel bestmöglich nutzen.

Eine Verwendung der CPH ist jedoch nicht ohne Risiko. Unternehmen, die sich nur oder zu stark an den Kosten orientieren, verlieren eventuell den Blick für die Qualität der neuen Mitarbeiter. Höhere Kosten bei der Rekrutierung sind gerechtfertigt, wenn ein Kandidat das entsprechende Knowhow und Talent für die Position mitbringt. Auch wenn die Fluktuation durch einen höheren Geldeinsatz verringert werden kann, kann es sinnvoll sei die CPH nicht zu wichtig zu nehmen. Die Kosten im Recruitment sollten also immer in Verbindung mit der Qualität der neuen Mitarbeiter gesetzt werden.

Der aktuelle „War-for-Talent“ ist von erhöhter Fluktuation und Arbeitsflexibilität geprägt und Unternehmen tuen daher gut daran, die Cost-per-Hire zu kennen und anzuwenden. Wer die Kosten der Personalbeschaffung genau kennt, kann dies für strategische Entscheidungen zur Verteilung des Budgets nutzen. So kann potenziell eine Menge Geld gespart und die Suche nach besseren Talenten erleichtert werden.

Eine Kostenreduzierung kann aber eben auch den gesamten Prozess im Recruitment verlangsamen und so dauert es länger, bis der richtige Mitarbeiter tatsächlich eingestellt ist. Die erhöhte Dauer kann dann unter Umständen die vorherige Kosteneinsparung obsolet machen – und zusätzlich die Qualität der neu eingestellten Mitarbeiter vermindern. 

Die Integration der CPH in die Prozesse bietet also diverse Vorteile, stellt Personalabteilungen aber eben auch vor Herausforderungen: Eine Reduzierung der Kosten ist immer hilfreich, andere Kennzahlen dürfen aber nicht vergessen werden, wenn man dem eigenen Unternehmen nicht langfristig schaden möchte. 

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